Comment organiser une conférence en ligne ?

En cette période de confinement, j'ai eu envie de rassembler les gens autrement. Je me suis lancée dans l'organisation de conférences en ligne. Je vous partage mon expérience et les outils que j'ai utilisés, notamment Zoom pour la conférence et Eventbrite pour les inscriptions.

A côté de mon agence web, je nourris et partage ma passion pour la randonnée et les chemins de Compostelle. Après avoir été moi-même à Saint Jacques, j'aime rassembler les pèlerins et les futurs pèlerins autour d'un pot, d'une conférence, d'une marche, d'une formation,...

Après avoir organisé quelques "pots du pèlerin confiné" avec Zoom, je me suis lancée dans l'organisation de conférences en ligne. Le succès a été énorme, une conférence atteignant même 540 demandes d'inscription (sur 100 places disponibles). Heureusement qu'il y avait une rediffusion !

Quelques jours à peine suffisent entre l'idée de la conférence et la publication du replay sur YouTube. Toutefois, il est important de suivre une structure lors de l'organisation de la conférence, pour éviter les actions manuelles qui prennent beaucoup de temps. Je parle d'expérience...

1. Trouver le(s) conférencier(s) et valider les modalités (thème, date, horaire, temps de parole et d'échange, gratuité ou pas)
2. Créer l'événement dans Eventbrite ou un programme équivalent (Weezevent, Google forms) pour enregistrer les inscriptions
3. Créer une page sur son site Internet où vous centraliserez toutes les infos sur l'événement avant, pendant et après celui-ci
4. Promouvoir l'événement au moyen de votre newsletter et des réseaux sociaux
5. Créer un événement sur Facebook (attention aux risques de confusion pour l'inscription !)
6. Planifier l'événement dans le logiciel de conférence en ligne (Zoom est OK jusque 100 participants)
7. Gérer la communication avec les participants (accusé de réception, envoi du lien de connexion 48h avant la conférence, suivi)
8. Organiser une réunion test avec les intervenants
9. Le jour J, accueillir les intervenants puis les participants dans Zoom
10. Gérer les micros, l'écran en vedette, les présentations, les questions aux orateurs, les questions du public... sans oublier d'enregistrer la conférence
11. Publier un replay sur YouTube
12. Envoyer un mail de suivi aux participants et aux personnes en liste d'attente (si nombre maximum dépassé).

Pour l'inscription à des formations en petit groupe, je me contente d'un formulaire Google et je gère manuellement les messages aux participants et les paiements. Mais quand on passe à des conférences de 100 personnes, un outil comme EventBrite devient essentiel.

Les fonctionnalités d'Eventbrite que j'apprécie tout spécialement :

• Accusé de réception envoyé aux participants
• Gestion des paiements si conférence payante (commission de xxx%)
• L'outil est totalement gratuit si conférence gratuite, avec les mêmes fonctionnalités
• Compatible avec les événements en ligne
• Possibilité d'exporter la liste des participants et leurs adresses e-mail (ex : pour leur envoyer un mail avec MailChimp)
• Possibilité de limiter le nombre de places disponibles
• Liste d'attente si le nombre de places est dépassé
• Mails automatiques ou programmables quelques jours / heures avant la conférence
• Il est très facile de créer un événement Facebook au départ de l'événement sur Eventbrite
• Suivi des inscriptions sur ordinateur et via une application
• Il existe même une application pour enregistrer les entrées (conférence en réel).

Les petits défauts d'Eventbrite :

• L'interface se remet systématiquement sur le néerlandais si vous êtes en Belgique
• Un menu de gestion de l'événement pas très intuitif

Mon conseil avec Eventbrite : 

• Renommez le nom du billet (libellé du bouton d'inscription) en "Je participe en direct jeudi xxx à hhh", pour éviter les inscrits fantômes qui s'inscrivent dans l'espoir de recevoir le replay mais qui ne seront pas présents (surtout si on limite à 100 inscrits en présentiel). 

Dès que vous disposez du lien d'inscription (Eventbrite ou à la limite Google Form), créez une page sur votre site (sous "actualités", "agenda", "blog",...) où vous centralisez toute l'information sur la conférence :

• Avant la conférence : description, procédure d'inscription, lien vers Eventbrite
• Juste avant la conférence : annonce en cas d'événement complet, partage du lien de connexion si événement gratuit
• Après la conférence : lien vers le replay et commentaires des participants.

Il est important de mettre cette page sur votre site, et ne pas être dépendant à 100% d'outils externes comme Eventbrite ou Facebook. Cette page ramènera un trafic non négligeable vers votre site et est bénéfique pour votre référencement, surtout si son contenu est complet et soigné. Vous aurez en outre une archive de votre événement facilement accessible.

Remarque : évitez de surcharger votre page d'accueil avec l'annonce de l'événement, le "tam-tam" se fera ailleurs : via la newsletter et les réseaux sociaux.

Dès que vous avez créé la page avec la conférence sur votre site, avec un lien vers Eventbrite pour commander les billets, je vous recommande d'informer votre liste de contacts au moyen d'une newsletter. C'est une façon de leur donner un accès prioritaire à l'événement.

Personnellement, j'utilise MailChimp pour annoncer la conférence, avec un lien vers le site web et vers Eventbrite (pas de lien vers Facebook).

Pensez à inciter votre conférencier à inviter lui aussi son réseau à la conférence. 

Le plus efficace est d'annoncer la conférence dans une ou plusieurs publications successives, avec un lien direct vers Eventbrite. Une petite vidéo de "teasing" est une bonne idée, toujours accompagnée du lien d'inscription.

Les événements Facebook peuvent être créés en un clic avec Eventbrite. Ils ont l'avantage de permettre d'inviter ses amis et de susciter le partage. Vous pouvez nommer le conférencier co-organisateur de la conférence, elle apparaîtra ainsi dans sa page Facebook sous l'onglet "Evénements".

Attention, les événements Facebook ont toutefois des défauts :

• Les gens pensent qu'il suffit de cliquer sur "Je participe" dans Facebook et oublient de cliquer sur le lien vers les billets
• Si vous intégrez l'inscription Eventbrite dans l'événement Facebook, vous ne pourrez pas utiliser le mail de la personne pour la contacter (OK si l'événement fait un simple lien vers la page d'inscription sur Eventbrite)
• Ces derniers temps, Facebook donne une très faible visibilité aux événements des pages, afin de faire payer pour booster l'événement.

Parlez aussi de la conférence :

• Dans une story Instagram (et Facebook)
• Sur Google MyBusiness qui prévoit une interface pour les événements dans les "posts" (disponibles seulement pour certaines catégories de fiches)
• Sur votre profil LinkedIn
• Sur Twitter
• Sur votre profil personnel Facebook
• Sur des affiches, signatures de mail, etc.

Par défaut, Eventbrite envoie un message automatique aux participants 48 heures et 2 heures avant l'événement. Pour une conférence en ligne, ce mail renvoie vers une page avec les détails de connexion. On peut ajouter des messages (ex : si la conférence est complète) ou en supprimer.

J'ai remarqué que plusieurs personnes sont déroutées par les messages d'Eventbrite, un peu compliqués. Je préfère donc désactiver les messages automatiques, exporter la liste des participants et envoyer les liens de connexion avec MailChimp (en ciblant les personnes inscrites uniquement grâce à un "tag" dans MailChimp lors de l'importation).

On peut aussi utiliser un mix : un mail d'Eventbrite et un mail avec son outil de newsletter habituel.

J'utilise Zoom en raison de sa grande interactivité avec les participants. En effet, au début et à la fin de la conférence, chacun peut participer avec sa caméra et son micro, pour se présenter, témoigner ou poser des questions.

Pour le conférencier, le fait de voir les visages des participants est plus personnel et agréable que de parler devant sa caméra avec des réactions uniquement via le tchat (c'est le cas pour un live sur Facebook ou sur YouTube).

Les règles d'or pour une conférence réussie avec Zoom :

• Activer la salle d'attente et faire rentrer le ou les intervenants 10 minutes avant le début, pour un dernier briefing avant d'accepter tous les participants
• Laisser 10 minutes de battement où les gens s'installent, se présentent, se saluent,... les micros sont ouverts par défaut lors du démarrage.
• Prévoir 5 minutes d'explications techniques (ex : comment rallumer son micro) et présenter le timing de la conférence. 
• Couper tous les micros sauf ceux de l'intervenant et l'animateur 
• Commencer l'enregistrement
• Mettre l'écran de l'intervenant "à la une" mais ne pas oublier de le "décrocher de la une" si une autre personne prend la parole
• Arrêter l'enregistrement avant les questions / réponses (pour respecter la vie privée des participants)
• Surveiller les questions / remarques dans la discussion (tchat) et les transmettre oralement au conférencier si pertinent
• A la fin de la conférence, ne pas éteindre Zoom tant que le fichier d'enregistrement n'est pas converti en MP4 (durée équivalente à la moitié de la conférence)
• Diffuser l'enregistrement sur YouTube après validation des intervenants (commencer avec un lien privé sur YouTube puis le rendre public).
• Partager le lien YouTube sur votre site, dans la page de la conférence convertie en page "Archive", où les participants pourront laisser un commentaire.

Les limites de Zoom :

• Pour dépasser la limite des 100 participants en direct, il faut passer de l'abonnement Pro (14 EUR/mois + taxes) à l'abonnement Affaires (minimum 10 comptes, soit plus de 200 euros/mois). Il y a également une possibilité d'ajouter 500 ou 1000 participants à l'abonnement Pro pour respectivement 60 euros ou 97 euros/mois mais je n'ai pas trouvé comment faire.
• Gérer plus de 100 personnes tout en leur donnant la liberté de rallumer leur micro ou de partager leur écran devient complexe si on doit en parallèle gérer le contenu de la conférence. 
• Pour des groupes plus importants, envisager d'autres outils (Google Meet, WebEx, YouTube live) mais avec moins d'interactivité (uniquement discussion via le tchat).

J'espère que cet article vous aidera à organiser une conférence très réussie. Partagez-moi votre expérience. Merci !